Gebruikers – en privacy voorwaarden

LOP Zele basis
Gebruikers- en privacy voorwaarden – schooljaar 2024-2025
Aanmeldingssysteem voor kleuter en lager onderwijs

Update 16.01.2024

1. Aanvinkveld – verklaring van de ouders

Ik ben akkoord dat het Lokaal Overlegplatform (LOP) Zele basis de ingevulde persoonsgegevens conform haar privacy beleid behandelt.
Als je het aanmeldformulier verzendt, geef je ons toestemming om ze te gebruiken voor het aanmelden van je kind tijdens het huidige aanmeldjaar en voor de evaluatie van de aanmeldingsprocedure.

We verwijderen deze gegevens uit de database van ons aanmeldsysteem na het einde van het schooljaar waarvoor je kind is aangemeld.

Je ontvangt, bij het afronden van de aanmelding een overzicht van de ingevulde gegevens van je kind.
Je kan contact opnemen met de LOP – deskundige liesbeth.croene@ond.vlaanderen.be om je gegevens aan te passen of te verwijderen.
Vermoed je dat iemand je persoonsgegevens onrechtmatig gebruikt?
Meld het aan de LOP deskundige liesbeth.croene@ond.vlaanderen.be.

Je hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de Vlaamse Toezichts commissie – toezichtcommissie@vlaanderen.be
Meer informatie over uw rechten en privacy vindt u bij ‘Veel gestelde vragen’ op de website www.naarschoolinzele.be

2. Gebruikersovereenkomst

Beste ouder,

Als je jouw kind aanmeldt via www.naarschoolinzele.be ga je akkoord met alle toepassingen, acties en beslissingen van het LOP Zele basis die daarbij horen. Deze lees je in onderstaande gebruikersovereenkomst en privacyverklaring. Deze gebruiksovereenkomst en privacyverklaring zijn in overeenstemming met het aanmeldingsdossier van het LOP Zele basis zoals goedgekeurd door de Commissie inzake Leerlingenrechten.

Als je niet wil dat wij jouw gegevens verwerken, kan je je hiertegen verzetten. Meld dit desgevallend aan de Ombudsdienst Inschrijvingen van het LOP Zele basis (via de LOP – deskundige, liesbeth.croene@ond.vlaanderen.be)
Hou er wel rekening mee dat wij jou dan de gevraagde dienst ‘het verwerken van de aanmelding van je kind’ niet kunnen verstrekken.

Het instemmen met deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring zijn noodzakelijk om de aanmelding te kunnen starten.

3. Gegevensverwerking in het kader van het aanmeldingssysteem BDWM

BDWM is de software-ontwikkelaar die instaat voor de ontwikkeling en het onderhoud van het aanmeldingssysteem.

Contactgegevens:
BDWM, Jules Colle
Nekkersvijverstraat 73
9040 Gent
Ondernemingsnummer: BE0828 70 30 68
E-mailadres: jules@bdwm.be

Het organiseren van de inschrijvingen is de verantwoordelijkheid van een schoolbestuur.

Scholen voor gewoon onderwijs, gelegen in het werkingsgebied van het LOP Zele basis, zijn decretaal verplicht om hiervoor te werken met een gezamenlijk, digitaal aanmeldingssysteem.

De schoolbesturen van het LOP Zele basis mandateren het LOP Zele basis voor het ordenen, toewijzen en bekendmaken van de resultaten.

Jouw persoonsgegevens worden door het LOP Zele basis verwerkt in het kader van de aanmeldingsprocedure voor het schooljaar 2024-2025, op basis van het algemeen belang dat haar is toegekend.

4. Privacyverklaring.

4.1. Welke informatie van je kind zit in het aanmeldregister ?

In het aanmeldingsregister is volgende informatie opgenomen :

• De ingevulde aanmeldgegevens : de naam van de ouder en het kind, het domicilieadres van het kind, het rijksregisternummer van het kind, de antwoorden op de vragenlijst, wie het kind heeft aangemeld, contactgegevens van de ouders, jouw schoolkeuzes en jouw voorkeurorde.
• Gegevens die nodig zijn voor de ordening van je kind in elke school die je aangeeft :
  • Of een ouder op de school werkt,
  • Of er al een broer of zus op school zit,
• Zodra de aanmelding correct is geregistreerd, wordt de naam van je kindje geschrapt op de lijst van te contacteren ouders voor ev. hulp om aan te melden.

Er wordt verder geen koppeling gemaakt met andere databanken met persoonsinformatie over jou of je kind.
4.2. Kan ik de informatie die over mijn kind in het aanmeldregister is opgenomen, inzien en verbeteren?

Je kan je gegevens wijzigen gedurende de volledige aanmeldperiode.
Je stuurt een mailtje naar de LOP – deskundige liesbeth.croene@ond.vlaanderen.be
Je ontvangt nadien een kopie van de nieuwe geregistreerde gegevens.

Na 19 maart 2024 om 14u (einde van de aanmeldperiode) is het niet meer mogelijk om je gegevens te wijzigen.

4.3. Waarvoor worden de gegevens van je kind gebruikt ?

• Op individueel niveau worden de gegevens van je kind gebruikt voor:
  • De rangordening van je kind en de toewijzing van een school.
  • Om je op de hoogte te brengen van het resultaat van je aanmelding.
  • Om je kind in de toegewezen school te kunnen inschrijven, zonder dat je dezelfde gegevens nog eens moet doorgeven.
  • Om voor je kind het recht op een plaats in een school van hogere voorkeur te vrijwaren, als daar later toch nog een plaats vrijkomt.
• Op geaggregeerd niveau worden de gegevens van alle aangemelde kinderen gebruikt
  • Om de goede werking van het aanmeldsysteem BDWM te evalueren
  • Om na te gaan of het systeem technisch goed functioneert, de rangordeningen en toewijzingen correct gebeuren
  • In welke mate kinderen terecht kunnen in een school van hogere voorkeur van hun ouders.

4.4. Wie kan welke gegevens van je kind inzien ?

• De personen die door het LOP Zele basis gemandateerd zijn om het aanmeldsysteem te beheren.
• De directeur van de school die aan je kind wordt toegewezen, met het oog op het realiseren van de inschrijvingen van je kind.
• De school krijgt niet te zien wat je voorkeurorde is, noch voor welke andere scholen je je kind aanmeldde.
• De directeur van de scholen waar je kind op de weigeringslijst komt.
• Ook deze scholen krijgen niet te zien wat je voorkeurorde is, noch voor welke andere scholen je je kind aanmeldde.
• De scholen hebben slechts toegang tot de volgende gegevens:
  • adres, telefoonnummer en naam van de ouders
  • geboortedatum, RRN (rijksregisternummer), adres van het kind
  • of je kind behoort tot een voorrangsgroep: broer/zus of kind van personeel

4.5. Hoe worden de gegevens van je kind gecontroleerd?

De controle bestaat uit twee delen :

1.Controle door de beheerder :
Voor het toewijzen van de plaatsen, volgens de criteria afgesproken binnen het LOP Zele basis, gebeuren volgend noodzakelijke controles :

• Volledigheid: werden alle velden ingevuld?
• Dubbele aanmelddossiers : één kind kan maar één keer aangemeld worden.

Deze controles zijn noodzakelijk voor er kan worden overgegaan tot het toewijzen van de plaatsen.
De beheerder kan de opgegeven contactgegevens gebruiken om de aanmelder te contacteren en het dossier te vervolledigen of te corrigeren.
Zonder toestemming van de aanmelder, wordt een aanmelddossier nooit aangepast.

2.Controle door de school bij inschrijving:
Wanneer je je kind gaat inschrijven op school na een aanmelding, kan de school controleren of de ingevulde gegevens correct en volledig zijn. Om de correctheid te bewijzen, kan je volgende documenten meebrengen bij inschrijving:

Opgelet !

Wanneer een school bij inschrijving vaststelt dat de ingevulde gegevens niet correct zijn, verlies je je recht op inschrijving.
Vul daarom alle gegevens eerlijk in.

Je bent als ouder verantwoordelijk voor het correct en volledig invullen van alle noodzakelijke gegevens.

4.6. Hoelang worden je gegevens bewaard?

Na de aanmeldperiode worden alle gegevens gekopieerd naar een archief – website. Alle gegevens op de originele website worden dan gewist van de originele website.
Op 30 juni 2025 worden de gegevens op de archief-website geanonimiseerd.
Het LOP bewaart gedurende maximum 5 schooljaren een dataset in een beveiligde omgeving, die het enkel zal gebruiken in het kader van onderzoek en beleidsopvolging in verband met de aanmeld – en inschrijvingsprocedure. Indien deze gegevens zouden worden gekoppeld of gedeeld met andere partijen, dan gebeurt dit enkel nadat hiervoor een protocol wordt afgesloten tussen de betrokken instanties, zoals bedoeld in artikel 8 van het decreet betreffende het elektronisch bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2018.

4.7. Waar kan je terecht met vragen over deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring?

• Heb je vragen over welke gegevens wij over jou verwerken?
  Of wil je de opgegeven gegevens laten verbeteren of wissen?
  Neem contact met LOP – deskundige liesbeth.croene@ond.vlaanderen.be
• Ben je het niet eens met de manier waarop wij jouw gegevens verwerken?
  Wend je tot de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens via
  https://overheid.vlaanderen.be/klachtenprocedure-vtc
• Heb je een klacht over het verloop van de aanmeldingsprocedure zelf of het resultaat ervan?
  Ondervind je een probleem bij het aanmelden ? Heb je een klacht over het resultaat van de aanmelding ?
  Neem contact met LOP – Deskundige liesbeth.croene@ond.vlaanderen.be

Wacht niet tot na het verlopen van de aanmeldperiode om contact te nemen.
Bezorg de Ombudsdienst Inschrijvingen van het LOP Zele basis schriftelijk (stuur een mailtje naar liesbeth.croene@ond.vlaanderen.be ) uw eventuele klacht bij voorkeur voor 19 maart 2024.

• De LOP deskundige zal uw vraag/klacht voorleggen aan de Ombudsdienst Inschrijvingen van het LOP Zele basis.
• Bent u niet akkoord met de beslissing van deze lokale commissie, dan kan u een klacht indienen bij de commissie inzake Leerlingenrechten. commissie.leerlingenrechten@vlaanderen.be